Lleva el dinero cobrado hasta el banco
Tesorería sigue cada cobro desde que entra a la empresa hasta que llega a tu cuenta bancaria. Desde aquí registras los cheques de tus clientes y la papeleta que los lleva al banco.
Dónde está cada pantalla
En el menú de Tesorería, Posición diaria abre el resumen y Cobros y pagos lleva a los cobros de clientes. Bajo Cajas están Caja general, Cajas chicas y Cheques en cartera. Bajo En el banco están Bancos, Depósitos y Liquidación de tarjetas. La conciliación está en Cuentas bancarias y conciliación.
La posición diaria
Arriba ves lo que espera: Efectivo por depositar, Cheques para depositar hoy, Tarjetas por liquidar y Cajas chicas por reponer. Cada cifra abre su pantalla.
La tabla Cobrado y depositado por día pone, para cada día, lo cobrado con cada forma de pago junto a lo depositado y lo que pagaron los procesadores. Elige 7, 14, 30 o 90 días.
Nuevo depósito abre una papeleta con el efectivo de hasta hoy y los cheques que ya se pueden depositar, todo marcado.
Caja general
La caja general es la cuenta Caja de tu plan de cuentas. La primera vez toca Activar caja general. Desde ahí, las ventas cobradas en efectivo y los cobros recibidos en efectivo entran a la caja y esperan hasta que los deposites.
En la pestaña Por depositar el efectivo aparece agrupado por día. Depositar hasta este día abre la papeleta con lo cobrado hasta esa fecha. Depositar todo la abre con todo lo pendiente.
Si un cliente al final pagó con cheque o transferencia, usa Anular cobro en esa línea. El cobro sale de la caja y sus facturas vuelven a estar por cobrar. Después regístralo con la forma de pago correcta. Una venta cobrada en efectivo se corrige anulando la factura o con una nota de crédito.
La pestaña Cuadre de caja muestra los movimientos de la caja en el periodo, por defecto el mes en curso. Cada depósito dice Confirmado cuando el estado de cuenta del banco ya lo muestra, o Sin confirmar si todavía no.
Para el arqueo, en Arqueo de caja pon la fecha y el Efectivo contado. Si no cuadra con los libros, elige la cuenta del faltante o del sobrante y toca Registrar arqueo. La diferencia queda contabilizada.
Cajas chicas
Una caja chica tiene su propia cuenta bajo Caja, un fondo y un custodio. Para abrirla toca Nueva caja chica y llena Nombre, Custodio, Monto del fondo y Cuenta madre. En Sale de elige el banco o la caja general de donde sale el dinero. Toca Abrir caja chica: se crea la cuenta y se registra la transferencia que la fondea.
Registrar un vale
En la fila de la caja toca Registrar gasto. Busca al proveedor por nombre o RUC.
Si ese proveedor tiene facturas de compra pendientes, la pantalla te las ofrece. Elige la que se está pagando y toca Pagar factura. Así el gasto de esa compra no se cuenta dos veces. Un monto menor a lo pendiente queda como pago parcial.
Para cualquier otro comprobante, llena Detalle, Cuenta del gasto y Monto pagado. En IVA incluido pon el IVA solo si el comprobante da crédito tributario. La caja no puede pagar más de lo que tiene.
Anular en un gasto registra un asiento inverso y el dinero vuelve a la caja.
Reponer la caja
Para reponer, toca Reponer. Elige en Sale de el banco que paga, pon la fecha y confirma. La caja vuelve a su monto y los gastos quedan como Repuesto.
Cuadre y arqueo abre el cuadre de esa caja chica, que funciona igual que el de la caja general.
Cheques en cartera
Registrar un cheque recibido
Toca Registrar cheque. En Cliente solo aparecen clientes con facturas por cobrar. Llena Número, Banco, Fecha de recepción y Fecha de cobro.
En Facturas que paga marca las facturas. El monto se aplica primero a la más antigua. Si dejas Monto vacío, el cheque paga todo lo que deben las facturas marcadas.
Las facturas quedan pagadas el día que recibes el cheque, y el cheque queda en cartera.
Posfechados y cambio de fecha
Un cheque con fecha de cobro futura es posfechado y no se puede depositar antes de esa fecha. Si el cliente pide adelantarlo o atrasarlo, toca Cambiar fecha. En los libros no cambia nada. La nueva fecha no puede ser anterior a la de recepción.
Devolver un cheque al cliente
Si el cliente va a pagar de otra forma o pide el cheque de vuelta, toca Devolver mientras está en cartera. Se revierte el cobro y las facturas que cubría vuelven a estar pendientes.
Cheque protestado
Si el banco devuelve un cheque depositado sin pagarlo, búscalo en Depositados y toca Protestar. Pon la Fecha del protesto y, si el banco te cobró, la Comisión de protesto. Marca Cobrar la comisión al cliente si se la vas a pasar. Si no la marcas, la comisión queda como gasto bancario.
El monto sale del banco y el cliente vuelve a deberlo, con vencimiento en la fecha del protesto.
Cheques girados
La pestaña Girados muestra los cheques que tú emitiste. Aparecen cuando registras un pago en Cobros y pagos con número de cheque. Cada uno dice En circulación hasta que el estado de cuenta lo muestra cobrado. Mira Pagar a proveedores.
Depósitos
Toca Nuevo depósito. En Papeleta elige el Banco, la Fecha y el Número de papeleta. Usa el número que imprime el banco: con él el depósito se concilia solo.
Debajo marca el efectivo de la caja general, por línea o con Todo el día, y los cheques en cartera. Revisa el Total a depositar y toca Registrar depósito.
Si el depósito tiene un error, toca Anular en la lista. Se registra un asiento inverso con la fecha de hoy y lo que llevaba vuelve a esperar un depósito.
Liquidación de tarjetas
Los cobros con tarjeta esperan agrupados por día y por procesador. Cuando el procesador te paga, marca los días que cubre ese pago y toca Registrar liquidación. Una liquidación es de un solo procesador.
Llena Banco, Fecha del depósito, Llegó al banco y Comisión. La comisión viene sugerida con la tarifa que registraste para ese procesador en Pasarelas de pago, y puedes corregirla con lo que dice la liquidación. En Referencia usa el número que muestra el banco para que se concilie solo.
Lo que falta para llegar a lo cobrado es lo que el procesador retuvo. Se descuenta cuando registras su comprobante de retención.