Ajusta tu plan de cuentas y dónde contabiliza cada operación

El plan de cuentas es la lista de cuentas de tu libro. La determinación de cuentas dice a qué cuenta va cada operación que Datil asienta sola. Las dos pantallas están en el menú de Contabilidad.

El plan que recibes

Tu libro empieza con el plan de la plantilla que elegiste en Primeros pasos, con la numeración de Supercias y NIIF. Si eres RIMPE o no llevas contabilidad, empiezas con un plan simplificado. No tienes que armarlo desde cero. Lo amplías con las cuentas que tu empresa usa.

Abre Contabilidad › Plan de cuentas. Arriba ves cuántas cuentas tiene el plan, cuántas son grupos y cuántas son de movimiento.

Grupos y cuentas de movimiento

Una cuenta que tiene subcuentas es un grupo. Un grupo no recibe asientos. Su saldo es la suma de todo lo que tiene debajo. Las cuentas sin subcuentas son las de movimiento, y son las únicas que reciben asientos.

Cada cuenta tiene un tipo: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso o Gasto. Una subcuenta hereda el tipo de su cuenta padre.

Para encontrar una cuenta, escribe el código o el nombre en Buscar cuenta. Con Nivel del plan ves el plan solo hasta el nivel que eliges. Toca el saldo de una cuenta para abrir su mayor y llegar desde ahí a cada asiento.

Agrega una cuenta

Toca la cuenta bajo la que quieres crear la nueva. Se abre una línea debajo con el siguiente código ya sugerido. Escribe el nombre y presiona Enter. La cuenta queda creada en ese momento.

Para crear una cuenta de primer nivel toca Agregar cuenta. También puedes ir a Crear › Cuenta contable, que abre Nueva cuenta con Código, Tipo y Nombre, y la guardas con Crear cuenta. Si el código ya existe, la pantalla te avisa con «El código … ya existe.»

Cambia o desactiva una cuenta

Con Editar cambias el nombre o el tipo de una cuenta. Con Desactivar la sacas de uso sin borrar su historia, y con Activar la recuperas.

No puedes desactivar una cuenta que todavía recibe asientos automáticos. La columna Propósitos muestra qué operaciones van a cada cuenta. Si una cuenta tiene un propósito, primero cámbialo a otra cuenta en Determinación de cuentas y después la desactivas.

Centros de costo

En la pestaña Centros de costo ves los centros que usa tu libro, como Ventas o Administración. Escribe el nombre en Nuevo centro de costo y toca Agregar. Son los mismos centros que lleva cada empleado en nómina y con los que se etiqueta un asiento.

Determinación de cuentas

Datil asienta sola cada factura autorizada, cada compra, cada cobro y cada rol de pagos. Para saber a qué cuenta va cada parte, usa propósitos: ingresos por ventas, cuentas por cobrar, IVA por pagar, bancos, gasto de sueldos y varios más. Tú decides a qué cuenta de tu plan va cada propósito.

Abre Contabilidad › Determinación de cuentas. Los propósitos están agrupados por área, como Ventas y cobros, Impuestos o Nómina. Al lado de cada uno está su cuenta por defecto. Para cambiarla, elige otra cuenta en la lista. Los grupos aparecen como títulos, porque siempre se elige una cuenta de movimiento.

Un propósito sin cuenta aparece como Sin cuenta. Mientras falte una cuenta que la facturación necesita, el plan de cuentas muestra «Tu plan de cuentas aún no puede contabilizar ventas automáticamente.» y te dice qué propósito está sin cuenta.

Reglas por contexto

A veces una misma operación va a cuentas distintas según el caso. Por ejemplo, cada cuenta bancaria tiene su propia subcuenta, o el inventario se separa por categoría de producto. Para eso están las reglas.

Toca + Regla en el propósito. En Cuando eliges el contexto, por ejemplo Cuenta bancaria, Impuesto, Categoría de producto, Contacto o Concepto de nómina. En Valor eliges cuál. En Desde pones la fecha desde la que rige, y después eliges la cuenta y tocas Guardar. Cuando ninguna regla aplica, se usa la cuenta por defecto.

Una regla vale para los asientos con fecha desde ese día. Los asientos que ya están hechos conservan su cuenta. Para quitar una regla toca Quitar. La cuenta por defecto no se quita, solo se cambia.

Por qué importa

Si la determinación está bien, no tienes que hacer asientos a mano por cada venta o compra, y los reportes salen con las cuentas que tu contador espera. Si cambias el código o el nombre de una cuenta, nada se rompe, porque la determinación apunta a la cuenta, no a su código.

Pueden cambiar el plan y la determinación el propietario, los directores, el contador y el asistente contable. Las demás personas los ven sin poder cambiarlos. Mira Tu equipo en Contabilidad.