Registra y deprecia tus activos fijos

El registro de activos fijos lleva cada bien que la empresa usa por más de un año, con su costo y su vida útil. Cada mes contabilizas la depreciación en un solo asiento, y cuando el bien sale de la empresa lo das de baja.

Dónde está

En Contabilidad, bajo Operar, abre Activos fijos. Arriba ves cuántos activos están en uso, su costo, la depreciación acumulada y el valor en libros neto. Debajo está el Registro de activos con cada bien y su estado.

Registrar un activo desde una compra

Cuando registras una compra y eliges Activo fijo como categoría de la línea, la factura ya pone el bien en el balance. Pero el registro todavía no lo conoce y no lo deprecia.

Esas compras aparecen en Compras de activo fijo por registrar, con el monto que falta registrar. Toca Registrar activo en la fila. El formulario se abre con el valor, la fecha y la descripción de la compra. Completa la categoría y el resto de datos, y toca Registrar activo. Este registro no vuelve a contabilizar la compra.

Si una factura compró varios bienes, regístralos uno por uno desde la misma fila. La fila desaparece cuando todo su valor está registrado.

Registrar un activo a mano

Toca Nuevo activo y llena el bloque Activo:

• Nombre del activo y, si quieres, Código / placa.
• Categoría. La vida útil se llena sola con el mínimo legal de esa categoría.
• Método: Línea recta, que reparte el mismo monto cada mes, o Doble saldo decreciente, que deprecia más en los primeros meses.
• Costo de adquisición y Valor residual, que es lo que el bien valdrá al final de su vida útil.
• Fecha de adquisición y Fecha en servicio.

En Origen dices cómo llegó el bien, y eso decide qué va a los libros:

• Pagado (banco o caja): elige en Pagado desde la cuenta que pagó. Se registra la compra contra esa cuenta.
• Por pagar al proveedor: pon el RUC o cédula y el nombre del proveedor. Se registra la compra contra cuentas por pagar.
• Ya está en una factura de compra registrada: no se contabiliza nada, porque la factura ya lo hizo.
• Saldo inicial (migración): para bienes que vienen de tu sistema anterior. Pon la Depreciación acumulada y los Meses depreciados. La depreciación sigue desde ahí y no se contabiliza nada, porque el balance inicial ya lo trae.

Toca Registrar activo. Para traer muchos bienes de tu sistema anterior, mira también Migrar tu contabilidad.

La vida útil

En Ecuador, la vida útil mínima es de 36 meses para equipos de cómputo, 60 para vehículos, 120 para maquinaria, equipos y muebles y enseres, y 240 para inmuebles. Puedes poner una vida más larga si tu política contable lo pide. Una más corta se rechaza, porque depreciaría más rápido que el tope legal.

En Perú los mínimos cambian en algunas categorías. Por ejemplo, los equipos de cómputo son 48 meses.

Contabilizar la depreciación del mes

En Depreciación mensual elige Mes y Año y toca Depreciar período. La confirmación te dice el monto y cuántos activos entran. Toca Contabilizar depreciación.

Se registra un solo asiento por el mes: el gasto de depreciación contra la depreciación acumulada. Cada mes se deprecia una vez. Si el periodo ya está contabilizado, el botón queda bloqueado y te lo dice.

Las corridas anteriores están en Corridas de depreciación, con su monto y su estado.

La ficha del activo

Toca un activo para abrir su ficha. Arriba ves el costo, el valor residual, la depreciación acumulada con los meses que lleva, y el valor en libros.

La pestaña Depreciación tiene el cronograma completo, mes por mes, con la depreciación, lo acumulado y el valor en libros. La pestaña Datos tiene la categoría, el método, las fechas y la vida útil.

Con Editar puedes cambiar el nombre, el código, el método, la vida útil y el valor residual. La categoría, el costo, las fechas y el origen no se editan, porque ya están en los libros. Un activo dado de baja ya no se edita.

Dar de baja o vender un activo

En la ficha toca Dar de baja. Pon la Fecha de baja. Si lo vendiste, pon el Valor de venta y elige en Cobrado en la cuenta donde entró el dinero. En Motivo escribe por qué sale, por ejemplo venta u obsolescencia.

Toca Dar de baja activo. Se contabiliza la salida del bien y la utilidad o pérdida frente a su valor en libros. Desde esa fecha el activo deja de depreciarse.

Qué va a los libros

• Un activo pagado o por pagar registra su compra al guardarlo: activos fijos contra el banco o contra cuentas por pagar.
• Un activo que viene de una factura de compra o de un saldo inicial no registra nada al guardarlo.
• La depreciación mensual va en un asiento por mes: gasto de depreciación contra depreciación acumulada.
• La baja quita el costo y la depreciación acumulada del bien, registra lo cobrado y deja la utilidad o la pérdida.

Para ver estos asientos al cierre, mira Cerrar el mes.