Empieza a llevar tu contabilidad
Datil lleva un libro contable por organización. La primera vez que el propietario o un director entra a Contabilidad, Datil abre el libro y te lleva a Primeros pasos, donde dejas listo el emisor para facturar al SRI.
Antes de empezar
Necesitas una organización en Datil a nombre de tu RUC. Si todavía no administras ninguna, Contabilidad te muestra «Aún no administras una organización» y el botón Crear organización.
Solo el propietario o un director pueden abrir el libro. Si otra persona entra primero, ve «Los libros aún no están abiertos» y tiene que pedirle a un administrador que entre una vez.
Ten a mano tu firma electrónica (el archivo .p12 o .pfx) y su contraseña. Si no la tienes, el paso de la firma te ofrece comprarla.
Dónde está cada cosa
El selector de productos reparte Contabilidad en seis: Ventas, Compras y gastos, Inventario, Nómina, Tesorería y Contabilidad. Cada uno tiene su propio menú.
Lo que configuras una sola vez está en Contabilidad › Configuración. Ahí encuentras Primeros pasos, Emisor, Migración, Verificación del libro y la Guía de operación, que explica cómo trabaja el libro de principio a fin.
1. Identidad fiscal
Abre Primeros pasos. Escribe el RUC y toca Buscar en el SRI. Datil trae del registro del SRI la razón social y la dirección matriz. Solo revisas que estén bien.
Completa Nombre comercial, Establecimiento y Punto de emisión. Usa los códigos que el SRI te registró, por ejemplo 001 y 001. Si el SRI te registra como contribuyente especial, escribe el número de resolución. Marca Obligado a llevar contabilidad si es tu caso. Toca Guardar y continuar.
Si el RUC no está activo en el SRI, la pantalla te avisa. Revisa su estado antes de emitir.
2. Firma electrónica
Sube el archivo .p12 o .pfx, escribe la contraseña y toca Subir firma. Datil lee la firma y comprueba que pertenezca a la empresa o a su representante legal. Si está vencida o es de otro RUC, te lo dice en ese momento, porque el SRI la rechazaría al autorizar.
La firma queda guardada en el emisor. Cuando la renueves, entra a Configuración › Emisor y toca Reemplazar firma.
3. Tipo de negocio
Este paso aparece si marcaste que llevas contabilidad. Elige la plantilla que se parece a tu actividad, por ejemplo comercio o manufactura, y toca Aplicar y continuar. La numeración es la misma en todas. Solo cambian las cuentas que se crean, y después puedes ampliar el plan. Si eres RIMPE o no llevas contabilidad, Datil usa un plan simplificado y se salta este paso.
4. Cuentas de facturación
Cada factura autorizada se asienta sola en el libro. Para eso tu plan tiene que decir a qué cuenta van los ingresos por ventas, el IVA por pagar y las cuentas por cobrar. Con un plan de Datil esto ya viene hecho y el paso aparece completo. Si falta alguna, la pantalla dice cuál. Mira Plan de cuentas y determinación.
Prueba y producción
En la barra superior está el selector Entorno, con dos opciones. Pruebas envía los comprobantes al ambiente de pruebas del SRI, con su propia numeración, y no toca tus libros ni tus declaraciones. Producción emite comprobantes reales.
Mientras falte algo de la configuración, el libro se queda en Pruebas. La opción Producción aparece deshabilitada y el menú muestra Completar configuración, que te devuelve a Primeros pasos. Para emitir en producción también necesitas un plan activo. Al terminar los pasos sin plan, la pantalla te ofrece Activar plan para emitir en producción.
El entorno se guarda por persona, así que lo que tú elijas no cambia el de los demás. Solo el propietario o un director pueden cambiarlo.
Antes de emitir en producción
Haz un ensayo completo en Pruebas. Emite una factura y una nota de crédito contra ella, y registra una compra. Revisa que cada documento llegue a autorizado y aparezca en el diario.
Después revisa en Configuración › Emisor que tengas un punto de emisión por cada lugar que factura. Si tienes varios establecimientos, toca Actualizar del SRI para traer los que el SRI tiene registrados, o agrega uno con Agregar punto. Cada punto lleva su propia numeración.
Cuando todo cuadre, cambia el entorno a Producción y emite tu primera factura real. Si vienes de otro sistema, trae antes tu historia y tus saldos. Mira Trae tu contabilidad a Datil.
En Perú
El primer paso busca el RUC en la SUNAT. Después hay un paso de Dirección fiscal con el ubigeo, y la firma se configura en Firma y credenciales SOL. Ahí eliges firmar con el certificado de Datil o con el tuyo, e ingresas tu usuario y clave SOL.