Invita a tu equipo y decide qué puede hacer cada persona
Cada persona que trabaja en tus libros entra con su propio usuario y un puesto. El puesto decide qué ve y qué puede hacer en Contabilidad y en las demás apps de la organización. Las invitaciones las envían el propietario o un director desde Equipo.
Invita a una persona
Abre Equipo › Invitar. La invitación tiene tres pantallas.
En Personas pega uno o varios correos y toca Continuar. Cada persona recibe su propia invitación.
En Puesto eliges el puesto. Al elegirlo, la pantalla muestra qué otorga y en qué puede comprometer a la organización. Si el puesto aprueba documentos, aparece Qué aprueba para que marques cuáles esperarán su aprobación. Toca Revisar.
En Revisión puedes escribir una nota, que va en el correo. Toca Enviar invitación. La persona entra cuando acepta. Si el correo no le llega, copia el enlace con Copiar y pásaselo por otro medio.
Las invitaciones pendientes aparecen en Equipo › Personas con su fecha de vencimiento. Desde ahí puedes Reenviar o Anular cada una.
Los puestos
Estos son los puestos que ves al invitar, con lo que pueden hacer en Contabilidad.
- Propietario. Responde por la organización. Hace todo, incluido el plan, la facturación de Datil y decidir quién entra.
- Director. Dirige todas las áreas. Hace todo en Contabilidad, incluida la configuración del emisor, la migración y las políticas de aprobación.
- Contador. Lleva y cierra los libros. Emite, registra cobros y pagos, hace asientos, cambia el plan de cuentas y cierra períodos. No cambia la configuración del emisor.
- Asistente contable. Registra el día a día como el contador, pero no cierra períodos.
- Tesorero. Registra cobros y pagos y concilia bancos. No emite ni aprueba.
- Supervisor de ventas. Vende y aprueba lo que su equipo cotiza por encima del monto de la política.
- Asociado de ventas. Cotiza, factura y atiende clientes. Lo que supera el monto pasa a aprobación.
- Compras. Cotiza con proveedores y levanta órdenes de compra. Otra persona las aprueba.
- Jefe de almacén. Recibe y despacha mercadería y emite guías de remisión. No factura ni cobra.
- Auditor. Revisa los libros y descarga información. No cambia nada.
- Consulta. Ve todas las apps de la organización. No cambia nada.
El puesto Gestor de firmas es para la app de firma y no entra a Contabilidad.
Si ningún puesto describe el caso, elige Otro y define el nivel en cada app. Solo puedes otorgar un acceso de tu mismo rango o menor.
Perfiles contables propios
En Equipo › Perfiles creas perfiles a la medida de tu organización. Toca Nuevo perfil, ponle un nombre y elige para cada módulo Sin acceso, Consultar u Operar. Consultar incluye descargar la información del módulo. Operar permite crear y modificar sus registros. Los módulos sin acceso quedan ocultos para esa persona.
Toca Revisar cambios y después Confirmar y guardar. Los perfiles que creas aparecen al invitar, en Perfiles de esta organización.
Cambia o retira el acceso
En Equipo › Personas abre a la persona y toca Cambiar acceso. Elige el nuevo puesto y toca Guardar acceso. El cambio rige desde su próximo ingreso.
Retirar del equipo le quita el acceso a todas las apps de la organización en ese momento. Sus documentos y asientos se quedan en los libros.
Separación de funciones
Datil separa funciones con estas reglas, y mientras están activas valen para todos, incluido el propietario.
- Quien levanta un documento no lo aprueba.
- Quien despacha una venta no la factura.
- Quien aprueba un compromiso no registra su pago.
Si intentas aprobar algo que tú levantaste, el botón se niega y la pantalla te pide que lo apruebe otra persona. El propietario o un director pueden activar o desactivar cada regla en Aprobaciones y flujos › Políticas, en el panel Separación de funciones.
Aprobaciones
Abre Contabilidad › Configuración › Aprobaciones y flujos. En Pendientes está lo que espera aprobación. Revisa el documento y toca Aprobar. Para rechazar, escribe el motivo y toca Rechazar.
En Políticas el propietario o un director deciden qué documentos necesitan aprobación. Toca Configurar en un tipo de documento. Marca Requiere aprobación, pon Desde qué monto, cuántas aprobaciones hacen falta y qué pasa si se rechaza. Después elige quién aprueba en Quién aprueba y toca Guardar política.
Tu contador externo
Si una firma contable lleva tus libros con su propio equipo, te invita desde Datil. La invitación aparece en Contabilidad › Configuración › Contador y clientes, en Tu contador. Toca Aceptar para darle acceso, o rechaza la invitación. Desde la misma pantalla puedes Revocar el acceso cuando quieras. El contador externo lleva los libros, pero el emisor y la configuración siguen a cargo de tu organización.
Prueba y producción para cada persona
Cada persona trabaja en su propio entorno, Pruebas o Producción. Solo el propietario o un director pueden cambiarlo. Mira Empieza a llevar tu contabilidad.