Cómo funciona Firma de documentos
Con Firma de documentos envías PDFs a otras personas para que los firmen desde su teléfono o su computador. Cada persona confirma su identidad y firma con un certificado. Tú recibes los documentos firmados y un documento de evidencias por cada firmante.
Dónde está
Firma de documentos vive en el portal de tu organización, en tuempresa.datil.id/admin.
El menú tiene Enviar a firmar, Solicitudes de firma, Documentos, Flujos y Verificación de identidad. En el grupo Mi servicio están Saldo y Paquetes de firmas.
Si firmas como persona y no tienes empresa ni RUC, puedes activar un espacio personal desde Firma personal en tu cuenta de Datil, con Activar mi espacio de firma. Activarlo no tiene costo.
Una solicitud de firma
Una solicitud junta los documentos y a las personas que los firman. Puedes subir hasta 5 PDF por solicitud. Las personas firman en el orden que tú defines, una a la vez. Cada una recibe la última versión del documento, con las firmas anteriores ya puestas.
Se cobra por persona y solicitud. Si tres personas firman cuatro documentos, se consumen tres firmas. Más PDFs en la misma solicitud no cuestan más. Mira Paga tus firmas con saldo o paquetes.
Con qué certificado se firma
Una firma electrónica necesita un certificado a nombre de quien firma. Al enviar, en Opciones avanzadas › Tipo de certificado, eliges cómo lo obtiene cada persona.
Certificado Datil (recomendado) es la opción predeterminada. El firmante no necesita ningún archivo. Después de verificar su identidad, Datil le emite un certificado de un solo uso, válido por 1 día, solo para esa firma.
Con El firmante usa su propio certificado, la persona firma con su archivo .p12 o .pfx y su contraseña. El archivo nunca sale de su dispositivo. Sirve un certificado del Banco Central o de otra entidad certificadora acreditada. Si todavía no tiene uno, mira Qué es un certificado de firma electrónica.
Con El firmante elige al firmar, la persona decide en el momento entre las dos opciones anteriores.
Cuando tú mismo firmas una solicitud que enviaste, con tu propio certificado y con tu sesión iniciada, no necesitas la cámara.
Cómo se verifica la identidad
Salvo en ese último caso, cada firmante confirma quién es antes de firmar. Escribe el código dactilar de su cédula y Datil lo valida contra el Registro Civil, que devuelve sus nombres y su foto. Después hace una prueba de vida con la cámara, y su rostro se compara con la foto del Registro Civil.
Tu organización puede pedir más controles en cada flujo, como la foto de la cédula física o una prueba de vida guiada. También puede pedir un código por SMS antes de firmar. Mira Envía un documento a firmar.
Validez legal en Ecuador
La firma electrónica en Ecuador se rige por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos. El artículo 14 trata sus efectos jurídicos y el artículo 15 sus requisitos.
Antes de firmar, el firmante ve este aviso legal: «Al firmar, aceptas que tu firma electrónica es legalmente vinculante conforme a la Ley de Comercio Electrónico del Ecuador.» En los detalles de la firma aparece el tipo Firma electrónica avanzada.
Una persona también puede firmar en representación de una empresa. En ese caso Datil comprueba en el SRI que conste como representante legal del RUC, y el certificado incluye ese RUC.
El documento de evidencias
Por cada firmante, Datil genera un PDF de evidencias. Incluye la cédula y los nombres que devolvió el Registro Civil. También trae la foto del Registro Civil junto a la captura de la prueba de vida, con el porcentaje de similitud facial y el de la prueba de vida. Registra cada control de identidad con su resultado, el número de serie del certificado, la fecha de la firma, la dirección IP y la ubicación si tu organización la activó.
Al pie lleva un sello calculado sobre todo el registro. Si alguien cambia un dato, el sello deja de coincidir. Datil además firma ese PDF.
Cuando todos firman, cada firmante recibe un correo con sus documentos firmados y su documento de evidencias. Tú lo descargas desde el detalle de la solicitud. Mira Verifica un documento firmado.
Tu organización define cuánto tiempo se guardan los PDF firmados. Cuando ese plazo termina, los documentos se eliminan, pero la evidencia de cada firma se conserva.
Pruebas y producción
En Solicitudes de firma y en Flujos, la barra superior muestra el selector Entorno. En Pruebas las solicitudes no emiten certificados ni cobran firmas. Usa este entorno para ensayar un flujo completo antes de enviar documentos reales en Producción.
Preguntas frecuentes
¿El firmante necesita su propio certificado?
No siempre. Si la solicitud usa el certificado Datil, Datil le emite uno de un día para esa firma después de verificar su identidad. Si la solicitud pide su propio certificado, necesita su archivo .p12 o .pfx y su contraseña.
¿La firma tiene validez legal en Ecuador?
La firma electrónica se rige por la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, artículos 14 y 15. Cada firma se hace con un certificado a nombre del firmante y queda respaldada por un documento de evidencias.
¿Cuánto tiempo se guardan los documentos firmados?
El tiempo que defina tu organización. Al terminar ese plazo, los PDF se eliminan, así que descarga antes las copias que quieras conservar. La evidencia de cada firma se conserva.